Guichet d'entreprise

C’est l’organisme agréé qui inscrit votre activité à la Banque-Carrefour des Entreprises, le registre public de toutes les entreprises en Belgique. Il vous attribue votre numéro d’entreprise, enregistre vos activités et vos unités d’établissement, et vérifie vos éventuelles autorisations d’accès à la profession. Il peut aussi, à votre demande, transmettre certaines démarches liées, comme l’activation de la TVA. Plusieurs guichets d’entreprise agréés existent ; leurs missions légales sont les mêmes. Le guichet n’est pas un conseiller : il enregistre les choix que vous avez faits. C’est en amont, avec votre comptable, que se décident le statut, les codes d’activité et la TVA.

C’est l’identifiant unique de votre activité en Belgique, composé de dix chiffres. Il est attribué une fois pour toutes, que vous soyez indépendant en personne physique ou société. Une fois la TVA activée, il sert aussi de numéro de TVA, précédé des lettres BE. Il doit figurer sur vos factures, vos contrats, votre site internet et vos documents commerciaux, et c’est lui que vos clients, vos fournisseurs et l’administration utilisent pour vous identifier. Toutes les données qui y sont liées (adresse, activités, établissements) sont consultables publiquement : elles doivent donc rester exactes.

Les guichets d’entreprise agréés exercent les mêmes missions légales et les droits d’inscription sont fixés par la réglementation, selon le barème en vigueur. La différence tient surtout à l’accompagnement proposé autour de l’inscription, à la proximité et aux services liés, puisque plusieurs guichets appartiennent à des groupes qui gèrent aussi une caisse d’assurances sociales ou un secrétariat social. Le choix du guichet compte moins que la qualité du dossier que vous y déposez : un dossier complet, avec des codes d’activité justes, s’inscrit plus vite et évite les corrections. Nous préparons ce dossier et le transmettons au guichet agréé avec lequel nous travaillons.

Elle peut se faire rapidement lorsque le dossier est complet et que l’activité n’est pas réglementée : le numéro d’entreprise est alors attribué peu après le passage au guichet. Les délais s’allongent dès qu’une autorisation, une carte professionnelle ou une preuve de compétences est requise, ou lorsque des pièces manquent. Pour une société, l’inscription suit la constitution chez le notaire et le dépôt de l’acte. Le plus sûr est de préparer le dossier quelques semaines avant la date de démarrage prévue, pour pouvoir facturer dès le premier jour sans devoir corriger une inscription faite dans l’urgence.

Pas toujours. Certaines activités sont exonérées de TVA, et un régime de franchise existe pour les petites entreprises sous un certain chiffre d’affaires annuel. L’activation prématurée crée des obligations déclaratives dont vous auriez pu vous passer ; l’oubli, à l’inverse, crée une dette de TVA sur des factures déjà émises sans taxe. La décision dépend de votre activité, de vos clients (particuliers ou professionnels) et de vos investissements de départ, dont la TVA n’est récupérable que si vous êtes assujetti. Notre article sur la franchise de TVA détaille le seuil, le dépassement et les points d’attention.

Toute modification doit être communiquée au guichet d’entreprise dans les délais : nouvelle activité, changement d’adresse ou de siège, ouverture ou fermeture d’une unité d’établissement, cessation. Pour une société, certains changements passent aussi par une publication au Moniteur belge. Des données périmées à la BCE compliquent les contrôles, les demandes de subsides, les démarches bancaires et parfois la facturation à vos clients publics. Lors d’un changement plus profond, comme le passage en société, une nouvelle inscription est nécessaire pour la société, et l’activité en personne physique doit être arrêtée ou adaptée.