Tenue de comptabilité

Les sociétés tiennent une comptabilité en partie double, structurée selon le plan comptable minimum normalisé. Les indépendants en personne physique et les très petites entreprises peuvent, sous des conditions de taille fixées par la loi, s’en tenir à une comptabilité simplifiée : un journal des achats, un journal des ventes et un journal des opérations financières. Le choix n’est pas toujours libre : il dépend de votre forme juridique et de votre chiffre d’affaires. Lors du premier entretien, nous vérifions quel régime s’applique à votre situation et nous vous expliquons ce que cela change concrètement dans la manière de conserver et de transmettre vos pièces.

Idéalement chaque mois, et au minimum au rythme de vos déclarations TVA, mensuelles ou trimestrielles. Un envoi annuel vous prive de toute vision en cours d’année : impossible alors de suivre votre marge, d’anticiper un versement anticipé ou de prendre une décision avant la clôture, quand il est encore temps d’agir. Avec des pièces numérisées, la transmission régulière ne prend que quelques minutes : vous déposez vos factures et nous récupérons vos extraits bancaires. C’est cette régularité qui permet à votre comptable de vous conseiller plutôt que de simplement constater ce qui s’est passé.

Les pièces comptables se conservent plusieurs années, avec des durées qui varient selon la matière : comptable, fiscale, TVA ou sociale. Plutôt que de retenir chaque délai, retenez le principe : tout ce qui justifie une écriture doit pouvoir être retrouvé rapidement en cas de contrôle. Un archivage numérique organisé, classé par exercice et par type de pièce, vaut bien mieux qu’un carton au grenier. Nous vous indiquons les durées applicables à votre dossier et nous vous aidons à mettre en place un classement qui tient la route.

Oui, dans une très large mesure. Les factures électroniques sont admises et la facturation électronique structurée devient la norme entre entreprises assujetties en Belgique. Les extraits bancaires, les tickets et les contrats peuvent eux aussi être conservés sous forme numérique, à condition de rester lisibles, complets et non modifiables. Anticiper cette transition évite de devoir changer d’outils dans l’urgence. Nous vous aidons à vérifier que votre logiciel de facturation et votre méthode d’archivage répondent aux exigences, puis à organiser une transmission des pièces entièrement numérique avec le cabinet.

L’administration fiscale peut rejeter une comptabilité qu’elle juge non probante et établir l’impôt sur la base de signes et indices d’aisance ou par comparaison avec des entreprises similaires. La charge de la preuve bascule alors contre vous : c’est à vous de démontrer que l’estimation est exagérée. Des pièces manquantes posent aussi problème pour la déduction de la TVA et des frais professionnels. Une comptabilité régulière et complète est donc d’abord une protection, avant d’être une obligation. Si votre dossier présente des trous, nous faisons le point avec vous pour les combler le plus tôt possible.

C’est possible à tout moment, même si un changement en début d’exercice reste plus simple. Le nouveau comptable prend contact avec l’ancien pour récupérer la balance, les pièces et les informations utiles, selon les règles déontologiques prévues entre professionnels. Vous n’avez pas à gérer cet échange vous-même. De notre côté, nous vérifions les soldes de départ avant de poursuivre l’encodage : c’est souvent là que se cachent les écarts à régulariser. Nous vous indiquons dès le premier entretien les documents à rassembler et le calendrier de reprise.