Une facture n’est pas un document libre. Son contenu est fixé par la réglementation TVA, et une mention manquante peut faire refuser la déduction chez votre client. Depuis 2026, s’y ajoute une contrainte de forme : entre entreprises belges, la facture doit être électronique et structurée.
Quelles mentions sont obligatoires ?
| Mention | Précision |
|---|---|
| Date d’émission | Date réelle, pas la date de la prestation |
| Numéro séquentiel | Série continue, sans trou ni doublon |
| Identité du fournisseur | Nom, adresse, numéro de TVA |
| Identité du client | Nom, adresse, numéro de TVA si assujetti |
| Description | Nature et quantité des biens ou services |
| Date de l’opération | Si elle diffère de la date d’émission |
| Base imposable par taux | Ventilée si plusieurs taux s’appliquent |
| Taux et montant de TVA | Par taux appliqué |
| Mention particulière | Autoliquidation, franchise, exonération selon le cas |
Dans quel délai faut-il facturer ?
Au plus tard le 15e jour du mois qui suit celui au cours duquel la TVA est devenue exigible. Facturer plus tard est une infraction, même si le client ne s’en plaint pas — et une facture antidatée pour rattraper le retard en est une autre, plus grave.
Combien de temps conserver ses factures ?
Dix ans, factures reçues comprises. La conservation peut être entièrement électronique, à condition que l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité soient garanties sur toute la durée. Un dossier de PDF sauvegardé et daté répond à cette exigence ; un tiroir de tickets thermiques décolorés, non.
Qu’est-ce qui change avec la facture électronique ?
Une facture électronique structurée n’est pas un PDF. C’est un fichier lisible par machine, échangé directement entre les logiciels des deux entreprises via le réseau décentralisé Peppol. Le PDF envoyé par e-mail, qui restait admis auparavant, ne suffit plus entre assujettis belges.
L’obligation couvre les entreprises établies en Belgique avec un numéro de TVA actif, y compris celles en franchise de taxe. Trois situations y échappent :
- Les assujettis non établis en Belgique et sans établissement stable, même identifiés à la TVA ici.
- Les factures adressées à des particuliers — mais vous devez malgré tout pouvoir recevoir des factures structurées de vos fournisseurs.
- Les opérations exemptées en vertu de l’article 44 du Code de la TVA.
Exemple concret
Un graphiste facture 2 000 € HTVA à une agence belge, et 400 € à un particulier.
- La facture à l’agence doit partir en format structuré via Peppol. Un PDF ne vaut pas facture au sens de l’obligation.
- La facture au particulier peut rester en PDF ou sur papier.
- Mais si son imprimeur lui envoie une facture structurée, il doit être en mesure de la recevoir — donc raccordé au réseau dans les deux cas.
La conclusion est la même pour presque tout le monde : le raccordement Peppol n’est pas optionnel, seule l’utilisation en sortie varie.
Les erreurs les plus fréquentes
Numéroter les factures par client plutôt qu’en série continue. Omettre la mention particulière quand la TVA n’est pas facturée — c’est elle qui justifie l’absence de taxe. Corriger une facture en la remplaçant au lieu d’émettre une note de crédit. Et confondre facture et facture proforma, qui n’a aucune valeur comptable.
Mettre sa facturation en conformité
Le passage au format structuré est aussi l’occasion de fiabiliser le circuit complet, de l’émission à la comptabilisation. Nous l’accompagnons dans le cadre de la tenue de la comptabilité et de l’externalisation comptable.