Deux choses très différentes peuvent rendre votre facture inutilisable, et elles n’ont rien à voir l’une avec l’autre. Le fond d’abord : il manque une mention, et votre client ne peut pas déduire la TVA. La forme ensuite : depuis 2026, une facture au bon contenu mais envoyée au mauvais format ne vaut pas facture non plus. Les deux obligations se cumulent, et une facture parfaitement rédigée en PDF échoue désormais sur la seconde.
Quelles mentions sont obligatoires sur une facture ?
La liste n’est pas une convention d’usage : elle est fixée par l’article 5, paragraphe 1er, de l’arrêté royal n° 1 en matière de TVA. Une mention manquante rend la facture non conforme, et c’est votre client qui en subit la conséquence puisque son droit à déduction repose sur elle.
| Mention | Précision |
|---|---|
| Date d’émission | La date réelle d’établissement, pas celle de la prestation |
| Numéro séquentiel | Série continue, sans trou ni doublon |
| Identité du fournisseur | Nom, adresse, numéro d’identification à la TVA |
| Identité du client | Nom, adresse, numéro de TVA s’il est assujetti |
| Description de l’opération | Nature et quantité des biens ou des services |
| Date de l’opération | Obligatoire si elle diffère de la date d’émission |
| Base imposable par taux | Ventilée dès que plusieurs taux coexistent sur la même facture |
| Taux et montant de la TVA | Par taux appliqué |
| Mention particulière | Autoliquidation, franchise ou exonération, selon le régime |
La ventilation par taux est celle qui se révèle la plus souvent défaillante, parce qu’elle dépend d’un paramétrage et non d’une vigilance. Une facture de restaurant ou un chantier de rénovation peuvent porter deux ou trois taux différents : le détail des taux de TVA applicables détermine ce que doit montrer la facture, et notre calculateur de TVA permet de contrôler une base et un montant ligne par ligne avant l’envoi.
Quelle mention particulière selon le régime appliqué ?
C’est la ligne la plus souvent laissée vide, alors qu’elle porte toute la justification de l’absence de TVA ou de son report. Sans elle, l’administration considère que la taxe était due.
- Autoliquidation pour les travaux immobiliers entre assujettis belges et pour les prestations de services intracommunautaires entre assujettis : la TVA n’est pas portée en compte, c’est le preneur qui la déclare.
- Régime de la franchise pour les assujettis sous le seuil de 25 000 euros, qui ne portent aucune TVA en compte et n’en déduisent aucune. Les conditions figurent dans notre article sur la franchise de TVA.
- Exonération pour les livraisons intracommunautaires et les exportations, avec la référence à la disposition du Code de la TVA qui la fonde. Le numéro de TVA du client doit avoir été validé dans la base VIES au moment de l’opération.
- Régime particulier pour les opérations soumises au régime de la marge bénéficiaire.
La formulation exacte varie selon le régime et selon le texte qui l’organise. Une mention approximative vaut mieux qu’aucune, mais elle ne protège pas : c’est le libellé prévu par la réglementation qui produit l’effet juridique.
Dans quel délai faut-il émettre une facture ?
Au plus tard le quinzième jour du mois qui suit celui au cours duquel la TVA est devenue exigible. Ce n’est pas un délai commercial mais une obligation légale : facturer en retard est une infraction, même quand le client ne réclame rien et même quand il paie sans facture.
Le réflexe de rattrapage est pire que le retard. Antidater une facture pour la faire rentrer dans la bonne période constitue une infraction distincte, et plus grave, puisqu’elle porte sur la sincérité du document. Le traitement correct d’un retard consiste à émettre la facture à sa date réelle et à régulariser la déclaration de la période concernée.
Combien de temps faut-il conserver ses factures ?
Dix ans, factures reçues comprises. La conservation peut être entièrement électronique, à trois conditions qui doivent être garanties pendant toute la durée : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité.
Ces trois mots ont un sens pratique. Un dossier de fichiers sauvegardé, daté et non modifiable répond à l’exigence. Une boîte de tickets thermiques décolorés, non : au bout de dix ans ils sont blancs, et l’administration ne reconnaîtra pas une charge que vous ne pouvez plus justifier. Numériser les pièces au moment où elles arrivent règle le problème une fois pour toutes.
Ma facture doit-elle être structurée depuis 2026 ?
Une facture électronique structurée n’est pas un PDF. C’est un fichier au format XML conforme à la norme européenne EN 16931, échangé directement entre les logiciels des deux entreprises via le réseau Peppol. Depuis le 1er janvier 2026, c’est la seule forme qui vaut facture entre entreprises belges assujetties : un PDF envoyé par e-mail peut toujours accompagner l’envoi, mais il n’a plus de valeur légale. Le tableau ci-dessous résume qui est concerné, et pour quoi.
| Situation | Doit émettre en structuré | Doit pouvoir recevoir |
|---|---|---|
| Assujetti établi en Belgique, clients professionnels belges | Oui | Oui |
| Assujetti sous le régime de la franchise de la taxe | Oui, vers ses clients professionnels | Oui |
| Activité tournée uniquement vers des particuliers | Non | Oui |
| Entreprise réalisant uniquement des opérations exemptées par l’article 44 du Code de la TVA | Non | Non |
| Assujetti non établi en Belgique, sans établissement stable | Non | Non |
| Assujetti forfaitaire de l’article 56 du Code de la TVA | Non, jusqu’à la fin de ce régime, au plus tard le 1er janvier 2028 | Oui |
Lisez la colonne de droite avant celle du milieu. C’est elle qui surprend le plus de monde : même une activité qui ne facture qu’à des particuliers doit être en mesure de recevoir les factures structurées de ses fournisseurs. Le raccordement au réseau n’est donc pas optionnel pour presque personne ; seul l’usage en sortie varie. Les assujettis déclarés en faillite sont dispensés d’émettre pour l’activité concernée.
Exemple chiffré : ce que coûte une facture non conforme
Un indépendant facture 2 000 euros hors TVA à une société belge, plus 420 euros de TVA à 21 %, et envoie un PDF par e-mail en 2026.
- Côté client : il ne détient pas de facture au sens de la réglementation. Sa déduction de 420 euros est contestable, et c’est lui qui devra la restituer, avec intérêts.
- Côté émetteur : l’absence de moyens techniques permettant d’émettre et de recevoir des factures structurées est sanctionnée par l’arrêté royal du 8 juillet 2025, avec une amende de 1 500 euros à la première infraction constatée, 3 000 euros à la deuxième et 5 000 euros aux suivantes.
- S’y ajoutent les amendes de l’article 70 du Code de la TVA pour les manquements aux règles de facturation, de 50 à 5 000 euros par infraction.
- En face : un abonnement à une solution raccordée à Peppol se compte en dizaines d’euros par mois. Sur 30 euros par mois, soit 360 euros par an, la déduction majorée porte la base déductible à 432 euros.
La comparaison ne demande pas de calcul compliqué : le coût annuel de la conformité représente une fraction de la première amende.
Quels incitants fiscaux pour se mettre en conformité ?
Deux mesures coexistent, et elles ne visent pas les mêmes dépenses.
La déduction majorée de 120 % s’applique aux périodes imposables de 2024 à 2027 incluses, pour les indépendants, les professions libérales et les petites sociétés au sens de l’article 1:24 du Code des sociétés et des associations. Elle porte sur les frais d’abonnement à un logiciel de facturation électronique et sur les honoraires de conseil engagés pour se préparer à l’obligation. Elle ne couvre pas les amortissements d’un logiciel acheté et immobilisé. Détail qui se perd souvent : si vous utilisiez déjà un logiciel et que votre fournisseur vous facture un supplément pour le module de facturation électronique, ce surcoût est éligible à condition d’être mentionné séparément sur la facture. Cela se demande au fournisseur, pas au comptable.
La déduction pour investissement numérique, portée à 20 % depuis le 1er janvier 2025, vise l’autre cas : les logiciels acquis et inscrits à l’actif du bilan. Les deux mécanismes ne se cumulent pas sur une même dépense, et le choix dépend de la manière dont la solution a été acquise.
Quelles erreurs reviennent le plus souvent ?
- Croire qu’un PDF envoyé par e-mail suffit encore. Il restait admis jusqu’à fin 2025. Depuis, il ne vaut plus facture entre entreprises belges.
- Numéroter les factures avec des trous. Une série discontinue est la première chose qu’un contrôleur regarde, parce qu’elle suggère des factures manquantes.
- Laisser vide la mention particulière sur une facture sans TVA. Sans justification écrite du régime, la taxe est présumée due.
- Ne pas ventiler les bases par taux quand plusieurs taux coexistent sur la même facture.
- Croire que la franchise de TVA dispense du format structuré. Elle dispense de porter la TVA en compte, pas de facturer au bon format.
- Se raccorder en émission seulement. L’obligation de pouvoir recevoir touche presque tout le monde, y compris les activités purement B2C.
Vérifier une facture avant qu’elle ne parte
Le contrôle utile se fait au paramétrage, pas au contrôle fiscal : la mention particulière, la ventilation par taux et la numérotation se règlent une fois dans le logiciel et se répètent ensuite correctement des centaines de fois. Une facture conforme sert aussi en aval, puisqu’elle conditionne toute procédure de recouvrement d’une facture impayée.
Pour aller plus loin : notre service de tenue de la comptabilité et notre offre d’externalisation comptable.
