Son nom prête à confusion, et c’est là que tout se joue : elle porte le mot facture sans en être une. Elle ne s’enregistre pas, ne s’inscrit dans aucune numérotation légale, ne rend aucune TVA exigible et n’ouvre aucun droit à déduction. Sa seule fonction est d’annoncer un montant avant que l’opération n’existe.
À quoi sert une facture proforma ?
À quatre usages principaux, tous antérieurs à l’opération elle-même.
- Obtenir un paiement anticipé avant de lancer une production ou une expédition.
- Formaliser une offre chiffrée dans un format que le client peut faire circuler en interne.
- Permettre un accord budgétaire chez un client dont la procédure exige un document facturé.
- Accompagner une expédition pour les formalités douanières à l’export, où elle sert à déclarer la valeur de la marchandise.
Ce dernier usage est le plus technique et le plus courant dans le commerce international : les autorités douanières acceptent la proforma comme document de valeur, alors même qu’elle n’a aucune portée fiscale en Belgique.
Quelle différence avec un devis et une facture ?
| Devis | Facture proforma | Facture | |
|---|---|---|---|
| Nature | Offre commerciale | Document provisoire | Document légal |
| TVA exigible | Non | Non | Oui |
| Numérotation continue | Non | Non | Obligatoire |
| Enregistrement comptable | Non | Non | Obligatoire |
| Droit à déduction pour le client | Non | Non | Oui |
| Mention obligatoire | Aucune particulière | « Proforma » | Celles de l’arrêté royal n° 1 |
La différence entre devis et proforma est moins juridique que pratique : le devis propose, la proforma annonce un montant déjà convenu. Ni l’un ni l’autre n’a d’effet fiscal.
Le piège de l’acompte encaissé
C’est l’erreur qui coûte le plus cher, et elle passe inaperçue jusqu’au contrôle. Une proforma ne rend pas la TVA exigible, mais l’encaissement du paiement, lui, la rend exigible.
Autrement dit, si votre client paie sur base de la proforma, vous devez émettre une facture d’acompte et déclarer la TVA sur la période concernée, même si la prestation n’a pas encore été fournie. Beaucoup d’entreprises encaissent sur proforma et attendent la livraison pour facturer : entre les deux, la TVA est due et non déclarée. Sur une série d’acomptes, le redressement porte sur plusieurs trimestres.
Exemple chiffré
Un fournisseur émet une proforma de 20 000 euros hors TVA pour une commande à livrer dans trois mois, avec 40 % d’acompte.
- Le client paie 8 000 euros hors TVA d’acompte en mars.
- La TVA devient exigible à cet encaissement : une facture d’acompte de 8 000 euros hors TVA et 1 680 euros de TVA doit être émise et déclarée au trimestre concerné.
- À la livraison, la facture finale reprend le solde de 12 000 euros hors TVA et 2 520 euros de TVA, avec renvoi à la facture d’acompte.
- Sans facture d’acompte, les 1 680 euros ne sont déclarés que trois mois plus tard, avec intérêts de retard et amende à la clé.
Le client, de son côté, ne peut déduire la TVA qu’à réception de la facture d’acompte : la proforma ne lui ouvre aucun droit, comme le rappellent les mentions obligatoires d’une facture.
Faut-il toujours émettre la facture définitive ?
Toujours, dès que l’opération est réalisée ou le paiement encaissé, selon l’événement qui survient en premier. La proforma ne se transforme pas d’elle-même en facture, et son numéro ne remplace pas celui de la série légale.
Une proforma restée sans suite ne pose aucun problème : rien n’ayant été encaissé ni livré, rien n’est dû. C’est d’ailleurs son intérêt par rapport à une facture émise trop tôt, qu’il faudrait annuler par une note de crédit.
Les erreurs les plus fréquentes
- Encaisser un acompte sur proforma sans émettre de facture d’acompte. La TVA est exigible au paiement.
- Comptabiliser une proforma comme un produit ou une charge.
- Déduire la TVA d’une proforma reçue, ce qui expose à un redressement pur et simple.
- Omettre la mention « proforma », qui seule distingue le document d’une facture.
- Insérer la proforma dans la numérotation des factures, ce qui crée un trou dans la série légale.
- Oublier d’émettre la facture définitive après livraison, ce qui laisse le chiffre d’affaires non déclaré.
Aller plus loin
Documents provisoires et définitifs se gèrent dans deux circuits distincts, et c’est le point de bascule entre les deux qui mérite d’être paramétré une fois pour toutes.
Pour un accompagnement : notre service de tenue de la comptabilité et notre assistance au recouvrement de créances.