Une note de crédit est un document commercial qui annule ou réduit une facture déjà émise. Elle est obligatoire dès qu’une facture doit être corrigée à la baisse : une facture envoyée au client ne se modifie pas et ne se supprime pas, elle se corrige par un document distinct.
Dans quels cas doit-on en émettre une ?
Quatre situations reviennent constamment : une erreur de montant, de taux ou de destinataire ; un retour de marchandises ; une remise ou un geste commercial accordé après facturation ; et l’annulation pure et simple d’une commande facturée. Dans tous les cas, le motif doit être identifiable sur le document.
À l’inverse, une correction à la hausse ne passe jamais par une note de crédit : on émet une facture complémentaire pour la différence, ou une note de crédit totale suivie d’une nouvelle facture.
Quelles mentions sont obligatoires ?
La note de crédit reprend toutes les mentions d’une facture, plus deux éléments qui lui sont propres.
| Mention | Détail |
|---|---|
| Numéro propre | Série continue, distincte ou commune aux factures, jamais un doublon |
| Renvoi à la facture d’origine | Numéro et date de la facture corrigée |
| Identification des parties | Noms, adresses et numéros de TVA |
| Base, taux et montant de TVA | Par taux appliqué |
| Mention TVA légale | « TVA à reverser à l’État dans la mesure où elle a été initialement déduite » |
Cette dernière mention est imposée par la réglementation TVA. Son absence est un motif de rejet lors d’un contrôle, alors même que l’opération est par ailleurs correcte.
Comment la déclarer dans la déclaration TVA ?
Les deux parties doivent la reprendre, dans des grilles symétriques.
| Base | TVA | |
|---|---|---|
| Fournisseur (note émise) | Grille 49 | Grille 64 — TVA à récupérer |
| Client (note reçue) | Grille 85 | Grille 63 — TVA à reverser |
Un client qui classe la note de crédit sans la déclarer conserve une déduction à laquelle il n’a plus droit. C’est l’un des redressements les plus simples à établir pour l’administration, puisque la note figure déjà dans la comptabilité du fournisseur.
Dans quel délai peut-on récupérer la TVA ?
Le droit à restitution se prescrit par trois ans, à compter du 1er janvier de l’année qui suit celle au cours de laquelle la cause de restitution est survenue. Une erreur découverte tardivement sur une facture ancienne peut donc devenir irrécupérable, même si elle est incontestable.
Exemple chiffré
Une facture de 5 000 € HTVA avec 1 050 € de TVA est émise en mars. En mai, le client retourne pour 1 200 € de marchandises.
- Note de crédit : 1 200 € HTVA, TVA de 252 €, total 1 452 €.
- Fournisseur : 1 200 € en grille 49, 252 € en grille 64.
- Client : 1 200 € en grille 85, 252 € en grille 63.
Le fournisseur récupère 252 € qu’il avait versés à l’État ; le client rend 252 € qu’il avait déduits. L’opération est neutre pour le Trésor, ce qui est exactement le but.
Peut-on simplement supprimer la facture ?
Non. Une facture émise entre dans une série numérotée continue, et un trou dans cette série est présumé dissimuler une opération. Même une facture envoyée par erreur à un mauvais destinataire doit être annulée par une note de crédit portant son motif.
Les erreurs les plus fréquentes
Omettre la mention TVA légale, réutiliser le numéro de la facture d’origine, dater la note du jour de la facture au lieu du jour de l’événement, ou l’émettre sans référence à la facture corrigée. Chacune isolément suffit à faire rejeter la récupération de TVA.
Sécuriser sa facturation
Un circuit de facturation propre évite l’essentiel de ces corrections. Nous le mettons en place dans le cadre de la tenue de la comptabilité et de l’externalisation comptable. Voir aussi facture proforma et autoliquidation.