Un impayé se traite en trois temps : le rappel amiable, la mise en demeure, puis la voie judiciaire. Mais la première question à se poser n’est pas « quelle étape ? » — c’est à qui ai-je affaire. Les règles applicables à un client entreprise et à un client particulier n’ont plus rien à voir.
Client entreprise ou consommateur : deux régimes
| Client entreprise (B2B) | Client consommateur | |
|---|---|---|
| Premier rappel | Payant possible selon contrat | Gratuit et obligatoire |
| Délai avant frais | Selon conditions générales | Délai d’attente imposé après le rappel |
| Indemnité forfaitaire | 40 € de frais de recouvrement | Plafonnée par la loi selon le montant dû |
| Intérêts de retard | Taux légal en matière commerciale | Plafonnés |
La règle du premier rappel gratuit
Depuis la réforme de 2023 sur le recouvrement amiable des dettes du consommateur, tout professionnel doit adresser un premier rappel gratuit à un client particulier avant de réclamer le moindre frais. Un délai d’attente doit ensuite être respecté avant que des indemnités puissent courir.
Les conséquences d’un manquement sont sévères : les frais et intérêts réclamés en violation de cette procédure ne sont tout simplement pas dus, même s’ils figurent dans vos conditions générales.
Cette règle ne s’applique qu’aux consommateurs. Entre entreprises, la liberté contractuelle reste la norme, à condition que les clauses figurent dans des conditions générales acceptées — pas seulement imprimées au dos de la facture.
La mise en demeure
C’est l’étape charnière. Envoyée par recommandé, elle fixe une date, un montant et un délai, et fait courir les intérêts de retard. Elle sert aussi de preuve : sans mise en demeure documentée, la suite judiciaire est plus fragile.
Un point pratique compte plus que la formulation : la mise en demeure doit reprendre le détail des factures concernées, avec numéros et dates d’échéance. Une réclamation globale est plus facile à contester.
Quelles voies après la mise en demeure ?
Entre entreprises, une procédure administrative permet de recouvrer une dette non contestée via un huissier de justice, sans passer par un juge. Elle est rapide et nettement moins coûteuse qu’une citation, mais elle suppose que la créance ne soit pas discutée.
Dès qu’il y a contestation — sur la qualité, le délai, le montant — le dossier bascule devant le tribunal de l’entreprise. La question devient alors économique : le coût de la procédure justifie-t-il le montant en jeu.
Que faire de la créance en comptabilité ?
Une créance douteuse peut faire l’objet d’une réduction de valeur, déductible si elle est justifiée par des circonstances précises — insolvabilité, contestation sérieuse, procédure en cours. Une décision générale de provisionner un pourcentage du poste clients ne l’est pas.
Lorsque la perte est définitive et démontrée, la TVA acquittée sur la facture peut être récupérée, par la voie d’une note de crédit ou d’une correction. C’est un montant régulièrement oublié, alors qu’il représente 21 % de la créance perdue.
Exemple concret
Une facture de 4 840 € TVAC reste impayée par une société cliente.
- Rappel amiable à l’échéance, puis mise en demeure recommandée à 15 jours.
- Indemnité forfaitaire de 40 € et intérêts de retard réclamés sur base des conditions générales acceptées.
- La créance n’étant pas contestée, la procédure administrative par huissier est ouverte.
- Si la perte devient définitive : réduction de valeur déductible, et récupération des 840 € de TVA.
Les erreurs les plus fréquentes
Réclamer des frais à un particulier sans avoir envoyé le premier rappel gratuit. Invoquer des conditions générales que le client n’a jamais acceptées. Laisser courir un impayé sans écrit, puis découvrir que la preuve manque. Et oublier de récupérer la TVA sur une créance définitivement perdue.
Structurer son suivi des impayés
Un processus de relance daté et systématique récupère plus que n’importe quelle procédure engagée trop tard. Nous l’organisons dans le cadre de nos missions d’assistance au recouvrement de créances et d’assistance litiges et contentieux.