Facture impayée : relance, mise en demeure et recouvrement

La tentation, face à un impayé, est d’aller vite : un rappel ferme, les frais prévus dans les conditions générales, et la menace d’un huissier. C’est précisément la séquence qui fait perdre les frais. Depuis le livre XIX du Code de droit économique, une erreur de procédure envers un consommateur ne se répare pas : les indemnités réclamées ne sont plus dues, même correctement prévues au contrat. La lenteur imposée par la loi est le prix de la récupération.

Client consommateur ou client entreprise : deux régimes

La première question n’est pas « quelle étape » mais « à qui ai-je affaire ». Un consommateur est une personne physique qui agit à des fins étrangères à son activité professionnelle. Tout le reste, indépendants compris, relève du régime des transactions commerciales. Les deux ne se traitent plus du tout de la même façon.

Entre entreprises, la liberté contractuelle reste la norme. Une condition demeure, et elle est régulièrement négligée : les clauses doivent figurer dans des conditions générales effectivement acceptées, pas seulement imprimées au dos de la facture. Une clause pénale qu’un client n’a jamais eu l’occasion d’accepter avant la commande est fragile devant un juge.

Que dit exactement la règle du premier rappel gratuit ?

L’article XIX.2 du Code de droit économique, en vigueur depuis le 1er septembre 2023, impose au professionnel d’adresser au consommateur un premier rappel gratuit avant toute application d’une clause indemnitaire. Un délai d’au moins 14 jours calendrier doit ensuite s’écouler.

Le point de départ du délai dépend du canal utilisé, et c’est le détail qui fait basculer les dossiers. Pour un rappel envoyé par courrier postal, le délai prend cours le troisième jour ouvrable qui suit l’envoi. Pour un rappel envoyé par courrier électronique, il prend cours le jour calendrier suivant l’envoi. Compter quatorze jours à partir de la date du courrier revient donc à agir trop tôt, avec les conséquences que l’on verra plus bas.

Une nuance profite aux petites structures : une PME peut faire courir les intérêts de retard dès le début du délai de 14 jours, là où une grande entreprise doit attendre le jour suivant l’envoi d’un deuxième rappel. Le rappel doit par ailleurs contenir des mentions précises, dont le solde restant dû, le montant de l’indemnité réclamée en cas de non-paiement, le délai applicable, et la mention qu’à défaut de réaction dans ce délai, d’autres mesures de recouvrement pourront être prises.

Quel montant pouvez-vous réclamer à un consommateur ?

L’article XIX.4 plafonne la clause indemnitaire en fonction du solde impayé. Ces montants sont des maximums : rien n’oblige à les appliquer, mais rien ne permet de les dépasser.

Deux précisions utiles. Le respect de ces plafonds ne met pas définitivement à l’abri : une clause qui les respecte peut encore être jugée abusive, donc nulle, si le montant est manifestement disproportionné au regard du préjudice réellement subi. Et tant que le dossier reste au stade amiable, aucun frais supplémentaire ne peut être mis à charge du consommateur, y compris lorsque le recouvrement est confié à un huissier de justice ou à une société de recouvrement.

Que risque une entreprise qui ne respecte pas la procédure ?

Deux sanctions se cumulent, et la première est automatique. Le consommateur est dispensé de plein droit du paiement de la clause indemnitaire : les frais et intérêts réclamés en violation de la procédure ne sont pas dus, quand bien même ils figureraient dans des conditions générales parfaitement acceptées. Les sommes déjà encaissées à ce titre doivent être remboursées.

La seconde est pénale. Le non-respect de l’article XIX.4 constitue une infraction sanctionnée au niveau 2, avec une amende allant de 26 euros à 10 000 euros, ou 4 % du chiffre d’affaires annuel total du dernier exercice clôturé si ce montant est supérieur. Le rapport entre ce que l’on cherche à récupérer et ce que l’on risque mérite d’être posé avant d’envoyer un rappel approximatif.

Exemple chiffré : une facture de 1 200 euros impayée

Même montant, même retard, deux clients différents.

• Client consommateur. Premier rappel gratuit envoyé par e-mail le 1er octobre : le délai court du 2 au 15 octobre. À partir du 16 octobre, la clause indemnitaire peut s’appliquer, dans la limite de 65 euros plus 5 % de 700 euros, soit 100 euros, augmentés des intérêts de retard plafonnés.
• Si ce rappel n’a pas été envoyé, ou s’il était payant, ou si les frais ont été appliqués dès le 10 octobre : les 100 euros ne sont pas dus, la dispense joue de plein droit, et l’infraction reste sanctionnable. Le créancier récupère 1 200 euros au lieu de 1 300, et la procédure doit être recommencée depuis le premier rappel.
• Client entreprise. L’indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est due, augmentée des intérêts au taux légal en matière commerciale et, si les conditions générales l’ont prévu et que le client les a acceptées, d’une clause pénale contractuelle. Sur une clause de 10 %, cela représente 120 euros, soit davantage que le plafond applicable au consommateur.

La leçon pratique tient en une ligne : c’est envers le consommateur que la procédure est contraignante, et envers l’entreprise que la qualité de vos conditions générales fait la différence.

Quand envoyer une mise en demeure, et que doit-elle contenir ?

La mise en demeure est l’étape charnière. Envoyée par recommandé, elle fixe un montant, une date et un délai, et elle sert de preuve pour la suite : sans mise en demeure documentée, la procédure judiciaire est plus fragile. Envers un consommateur, elle ne peut intervenir qu’après le premier rappel gratuit et l’expiration du délai de 14 jours.

Un point pratique compte plus que la formulation : la mise en demeure doit reprendre le détail des factures concernées, avec leurs numéros, leurs dates et leurs échéances. Une réclamation globale se conteste beaucoup plus facilement, et elle laisse le débiteur discuter du principe plutôt que du paiement. Les factures elles-mêmes doivent évidemment être conformes, faute de quoi la contestation portera d’abord sur leur validité : les éléments à vérifier figurent dans notre article sur les mentions obligatoires d’une facture.

Quelles voies après la mise en demeure ?

Entre entreprises, une procédure administrative permet de recouvrer une dette d’argent non contestée par l’intermédiaire d’un huissier de justice, sans passer devant un juge. Elle est nettement plus rapide et moins coûteuse qu’une citation, mais elle suppose que la créance ne soit pas discutée. Dès qu’une contestation apparaît, sur la qualité, le délai ou le montant, le dossier bascule devant le tribunal de l’entreprise.

La question devient alors économique avant d’être juridique : le coût de la procédure justifie-t-il le montant en jeu, et quelle est la solvabilité réelle du débiteur. Un jugement contre une société vide ne vaut rien. Envers un consommateur, la procédure amiable est par ailleurs suspendue s’il conteste sa dette de manière motivée, s’il sollicite un plan d’apurement ou s’il introduit une demande de médiation de dettes.

Que faire de la créance en comptabilité ?

Une créance devenue douteuse peut faire l’objet d’une réduction de valeur, fiscalement déductible si elle repose sur des circonstances précises et individualisées : insolvabilité établie, procédure d’insolvabilité en cours, contestation sérieuse. Un relevé justificatif doit accompagner la déclaration. Une décision générale de provisionner un pourcentage du poste clients n’est pas déductible : c’est dossier par dossier que la justification se construit.

Lorsque la perte devient certaine, la TVA acquittée sur la facture peut être récupérée, par la voie d’une note de crédit ou d’une régularisation. Le moment où la perte est considérée comme certaine dépend de la situation : une faillite ne se traite pas comme une créance simplement contestée, et le calendrier de récupération n’est pas le même. Les montants en jeu justifient de poser la question avant la clôture plutôt qu’après.

Quelles erreurs reviennent le plus souvent ?

• Appliquer les frais dès le premier rappel envers un consommateur. Le premier rappel est gratuit, sans exception.
• Compter les 14 jours à partir de la date du courrier. Le délai démarre au troisième jour ouvrable après un envoi postal, ou le lendemain d’un envoi par e-mail.
• Réclamer les frais prévus aux conditions générales sans vérifier les plafonds légaux. Un dépassement fait tomber l’intégralité de la clause, pas seulement l’excédent.
• Imprimer ses conditions générales au dos de la facture et croire qu’elles sont acceptées. Elles doivent l’être avant ou lors de la commande.
• Envoyer une mise en demeure globale sans détailler les factures, leurs numéros et leurs échéances.
• Reprendre un modèle français. Le livre XIX, les plafonds de l’article XIX.4 et l’indemnité de 40 euros n’existent pas en droit français, et les modèles de lettres qui dominent les résultats de recherche en sont issus.

Organiser la relance avant le premier retard

Une procédure de relance se décide quand tout va bien, pas quand la trésorerie manque. Trois éléments suffisent : des conditions générales acceptées et à jour du livre XIX, un modèle de premier rappel conforme aux mentions imposées, et un calendrier écrit indiquant à quel jour part chaque étape. Le reste est du suivi, et il se délègue.

Pour aller plus loin : notre assistance en litiges et contentieux et notre service de tenue de la comptabilité, qui couvre le traitement comptable des créances douteuses.