Formalités juridiques et administratives

Pour une société, l’approbation des comptes annuels en assemblée générale, leur dépôt à la Banque nationale, la déclaration à l’impôt des sociétés, le renouvellement éventuel des mandats arrivés à échéance et la vérification des données inscrites à la Banque-Carrefour des Entreprises. S’y ajoutent, selon les cas, la déclaration des bénéficiaires effectifs dans le registre prévu à cet effet et le paiement de la cotisation annuelle des sociétés. Chaque obligation a son échéance propre. Nous les réunissons dans un calendrier unique pour votre société et vous rappelons chacune en temps utile.

Les actes constitutifs de la société et leurs modifications, les nominations et démissions de gérants ou d’administrateurs, les transferts de siège, les modifications de l’adresse électronique ou du site internet indiqués dans les statuts, et les décisions de dissolution ou de liquidation. La publication passe par le dépôt au greffe du tribunal de l’entreprise. Un mandat non publié reste inopposable aux tiers : un gérant démissionnaire peut ainsi continuer à engager sa responsabilité tant que sa démission n’est pas publiée. Nous préparons les formulaires et suivons la publication jusqu’à sa parution.

Des amendes administratives, des majorations en cas de dépôt tardif des comptes, l’inopposabilité aux tiers de décisions non publiées, des données erronées à la BCE qui compliquent vos relations avec l’administration, les banques ou vos clients. Dans les cas prolongés, l’absence de dépôt des comptes peut mener à une procédure de dissolution judiciaire de la société, voire à une radiation d’office de son numéro d’entreprise. Ces conséquences sont évitables : elles résultent presque toujours d’un oubli plutôt que d’une difficulté réelle. Un calendrier tenu et des rappels suffisent le plus souvent à les éviter.

Par une décision de l’organe compétent selon les statuts, souvent l’organe d’administration lorsque le siège reste dans la même région linguistique, puis par une publication au Moniteur belge et une mise à jour à la BCE. Le changement d’adresse doit ensuite être communiqué à l’administration fiscale, à la banque, aux clients et aux fournisseurs, et reporté sur les factures. Le siège détermine aussi le tribunal compétent et parfois la région dont relèvent vos aides. Nous préparons la décision, les formulaires et la liste des organismes à prévenir.

La création d’une SRL passe par la rédaction d’un plan financier, l’ouverture d’un compte bancaire au nom de la société en formation pour les apports, la signature de l’acte constitutif chez le notaire, puis le dépôt et la publication de l’acte. La société reçoit alors son numéro d’entreprise, et il reste à l’inscrire auprès d’un guichet d’entreprises pour ses activités, à activer la TVA si nécessaire et à affilier le gérant à une caisse d’assurances sociales. Notre article sur la création d’une société en Belgique détaille ces étapes, et notre service de passage en société les prend en charge.

L’exécution, oui. La responsabilité, non : elle reste celle des gérants et administrateurs de la société, qui signent les décisions et répondent de leur exécution. Notre rôle est de vous signaler les échéances, de préparer les procès-verbaux et les formulaires, de déposer les documents et de vérifier leur publication. Les décisions restent formellement les vôtres, et certains actes doivent obligatoirement passer par un notaire. Cette répartition est une protection : vous gardez la maîtrise de votre société tout en n’ayant plus à vous souvenir de chaque obligation.