Secrétariat social

Un secrétariat social gère l’administration de votre personnel : le calcul et l’édition des fiches de paie, les déclarations obligatoires à l’ONSS (Dimona à chaque entrée et sortie, déclaration trimestrielle), le précompte professionnel retenu sur les salaires, le suivi des absences et des congés, les documents de fin de contrat et la veille sur les barèmes de votre commission paritaire. Chez Onyxe, cette gestion est reliée à votre comptabilité : les charges salariales sont comptabilisées sans ressaisie et le coût de votre personnel apparaît clairement dans vos situations intermédiaires.

Non, un employeur peut en principe gérer sa paie lui-même. En pratique, la complexité des barèmes sectoriels, des indexations, des réductions de cotisations et des déclarations électroniques rend l’erreur fréquente. Or une erreur de paie se corrige toujours avec des arriérés de salaire et de cotisations, et parfois avec des sanctions. Pour une petite entreprise qui engage ses premiers salariés, confier cette tâche permet de se concentrer sur son activité tout en gardant un regard sur le coût réel de chaque poste.

Il faut s’inscrire comme employeur auprès de l’ONSS, identifier votre commission paritaire, établir un règlement de travail, souscrire une assurance accidents du travail, vous affilier à un service externe de prévention et effectuer la Dimona avant l’entrée en service. Le contrat de travail doit être prêt, et écrit dans la plupart des cas, avant le premier jour. Nous organisons ces démarches dans le bon ordre : notre page engager un premier salarié détaille chaque étape et les aides à vérifier avant de signer.

La commission paritaire découle de l’activité réelle de l’entreprise, pas du code d’activité déclaré ni d’une préférence de l’employeur. Elle fixe les barèmes minimums, les primes, la durée du travail et certains régimes particuliers, et elle peut être différente pour vos ouvriers et pour vos employés. Une erreur de commission paritaire fausse toute la paie, souvent sur plusieurs années, et sa correction entraîne des régularisations. C’est pourquoi nous la vérifions dès l’ouverture du dossier, et à nouveau lorsque votre activité évolue.

Le bilan social est une annexe aux comptes annuels qui décrit l’emploi dans l’entreprise : effectifs, entrées et sorties, heures prestées, frais de personnel et efforts de formation. Il concerne les sociétés tenues de déposer des comptes annuels et qui occupent du personnel, selon un schéma complet ou abrégé suivant leur taille. Il est public, comme le reste des comptes. Nous le construisons à partir des données de paie de l’année plutôt que de mémoire à la clôture, ce qui évite les incohérences avec les comptes annuels et les déclarations sociales.

L’écart est important. Entre ce que paie l’entreprise et ce qui arrive sur le compte du travailleur s’intercalent les cotisations patronales, les cotisations personnelles, le précompte professionnel, puis les pécules de vacances, la prime de fin d’année prévue par certains secteurs, l’assurance accidents du travail et la médecine du travail. Une simulation salariale sérieuse part du coût complet et intègre les réductions de cotisations auxquelles le profil ouvre droit. Notre calculateur du coût employeur donne un premier ordre de grandeur, que nous affinons ensuite avec vous.

Un employeur peut changer de secrétariat social, en respectant les conditions de résiliation prévues par son contrat actuel. La transition se prépare : il faut récupérer l’historique de paie, les comptes individuels, les soldes de pécules et les dossiers en cours (absences, réductions de cotisations, saisies sur salaire). Un changement en cours de trimestre est possible mais demande plus de vigilance. Nous examinons votre dossier, vous indiquons le moment le plus simple pour basculer et vérifions que rien ne se perd entre l’ancien et le nouveau gestionnaire.