La Dimona est la déclaration électronique immédiate par laquelle un employeur belge signale à l’ONSS l’entrée en service et la sortie de chaque travailleur. Elle conditionne l’ouverture des droits sociaux du travailleur et constitue, pour l’inspection, la preuve que l’occupation est déclarée.
Quand doit-elle être introduite ?
La règle tient en une phrase : au plus tard au moment où le travailleur commence à prester. Pas le soir même, pas le lendemain. Une Dimona introduite après le début effectif du travail est tardive, même de quelques minutes, et l’inspection sociale se présente précisément aux heures d’ouverture.
| Déclaration | Objet | Délai |
|---|---|---|
| Dimona IN | Entrée en service | Avant le début des prestations |
| Dimona OUT | Sortie de service | Au plus tard le 1er jour ouvrable qui suit la fin |
| Dimona UPDATE | Correction d’une déclaration | Dès constatation de l’erreur |
| Dimona CANCEL | Annulation d’une occupation qui n’a pas eu lieu | Dès que possible |
Que risque-t-on en cas d’oubli ?
Deux sanctions se cumulent, et c’est ce cumul qui rend l’oubli coûteux.
Sur le plan pénal, l’absence de Dimona relève d’une sanction de niveau 4 du Code pénal social, le niveau le plus élevé, appliqué par travailleur non déclaré. Sur le plan des cotisations, l’ONSS réclame une cotisation de solidarité forfaitaire, calculée de manière dissuasive et sans lien avec la durée réelle de l’occupation : quelques heures non déclarées coûtent autant que plusieurs semaines.
S’y ajoute une présomption redoutable : à défaut de Dimona, le travailleur est présumé occupé à temps plein depuis une date que l’employeur doit renverser par des preuves. Régulariser spontanément, avant tout contrôle, reste toujours nettement moins onéreux.
Comment corriger une Dimona oubliée ?
On introduit la déclaration sans attendre, avec la date réelle de début. Une Dimona tardive reste une infraction, mais elle place l’employeur dans une position très différente de celle d’un employeur trouvé sans aucune déclaration. Si l’occupation n’a finalement pas eu lieu, la déclaration doit être annulée par une Dimona CANCEL — la laisser ouverte crée une occupation fictive qui alimentera la déclaration trimestrielle.
Quels types de travailleurs faut-il distinguer ?
Le type de travailleur encodé détermine le régime de cotisations. Un travailleur ordinaire, un flexi-job, un étudiant, un extra de l’horeca ou un intérimaire ne se déclarent pas de la même façon. Une erreur de type produit un calcul de cotisations erroné sur tout le trimestre.
Pour les étudiants, la déclaration comporte en plus le nombre d’heures prévues par trimestre. Le contingent annuel à taux réduit est révisé régulièrement par le législateur : il doit être vérifié pour l’année concernée, et le compteur restant se consulte sur le portail student@work. Au-delà du contingent, les cotisations ordinaires s’appliquent, rétroactivement sur les heures excédentaires.
Exemple concret
Un commerce engage un étudiant pour un samedi. La Dimona IN est introduite le vendredi soir pour le lendemain 9 h, avec le type STU et 8 heures déclarées pour le trimestre. Le contrat se termine le soir même : la Dimona OUT est introduite au plus tard le lundi.
Si l’étudiant preste finalement 10 heures au lieu de 8, une Dimona UPDATE est nécessaire. Sans elle, deux heures échappent au décompte du contingent et referont surface au trimestre suivant, quand le compteur sera contredit par la déclaration trimestrielle.
Les erreurs les plus fréquentes
Déclarer après le début des prestations, oublier la Dimona OUT — qui laisse le travailleur indéfiniment en service —, se tromper de type de travailleur, ou omettre de mettre à jour les heures d’un étudiant. Aucune n’est intentionnelle ; toutes se voient immédiatement dans les fichiers de l’ONSS.
Sécuriser ses déclarations sociales
Les Dimona s’intègrent au cycle de paie et se contrôlent avec la déclaration trimestrielle. Nous les prenons en charge dans le cadre de la gestion des salaires et de nos missions pour les PME. Voir aussi C4 et commission paritaire.