Un déplacement professionnel se rembourse de deux façons : sur base des frais réels, justificatifs à l’appui, ou par une indemnité kilométrique forfaitaire qui couvre forfaitairement tout l’usage du véhicule — carburant, entretien, assurance, dépréciation.
Combien vaut l’indemnité kilométrique ?
Le montant est fixé par l’État et révisé chaque trimestre en fonction de l’évolution des prix des carburants et de l’indice des prix à la consommation. Il n’existe donc pas de chiffre valable toute l’année : il faut appliquer le montant en vigueur à la date du déplacement, et le rechercher pour la période concernée.
Une entreprise peut rembourser moins que le forfait. Si elle rembourse davantage, l’excédent est requalifié en rémunération imposable dans le chef du bénéficiaire.
Domicile-travail ou déplacement professionnel ?
La distinction est essentielle, car les deux ne suivent pas le même régime.
| Domicile — lieu de travail | Déplacement professionnel | |
|---|---|---|
| Nature | Trajet habituel vers le lieu fixe de travail | Visite client, chantier, fournisseur |
| Indemnité kilométrique forfaitaire | Ne s’applique pas de la même façon | S’applique pleinement |
| Chez le bénéficiaire | Régime propre, souvent exonéré dans une limite | Remboursement de frais propres à l’employeur |
Un commercial qui part de chez lui vers un client ne fait pas un trajet domicile-travail : il fait un déplacement professionnel. Un employé administratif qui rejoint le bureau, si. Le même kilomètre ne se traite donc pas de la même façon selon qui le parcourt et pourquoi.
Quels frais sont couverts par le forfait ?
Tous ceux liés à l’usage du véhicule. Vous ne pouvez pas cumuler l’indemnité kilométrique avec le remboursement séparé du carburant, de l’entretien ou de l’assurance : ce serait rembourser deux fois la même dépense.
En revanche, les frais de parking et de péage exposés lors du déplacement se remboursent en plus, sur justificatif — ils ne sont pas liés à l’usage du véhicule lui-même.
Exemple chiffré
Une gérante effectue 6 400 km professionnels sur l’année avec sa voiture privée. Elle applique le forfait en vigueur, mis à jour chaque trimestre.
- Elle établit une note de frais mensuelle : date, destination, motif, kilomètres.
- La société lui rembourse l’indemnité, qui constitue pour elle un remboursement de frais propres à l’employeur — non imposable.
- Pour la société, la dépense suit le régime de déductibilité des frais de voiture.
Sans ce relevé daté et motivé, l’administration peut requalifier l’ensemble en rémunération. Le tableau de bord kilométrique n’est pas une formalité : c’est la preuve.
Et la déductibilité côté société ?
Les frais de voiture ne sont déductibles que partiellement, selon les émissions du véhicule, et le régime évolue dans le cadre du verdissement de la mobilité. La part non déductible est réintégrée en dépenses non admises.
Si le véhicule est mis à disposition du dirigeant pour son usage privé, un avantage de toute nature s’ajoute par-dessus. Les deux mécanismes se cumulent et se calculent séparément.
Les erreurs les plus fréquentes
Utiliser un montant d’indemnité périmé au lieu de celui du trimestre concerné. Cumuler forfait kilométrique et notes de carburant. Traiter les trajets domicile-travail comme des déplacements professionnels. Et tenir un relevé kilométrique reconstitué en fin d’année, qui ne convainc aucun contrôleur.
Cadrer ses notes de frais
Un système de notes de frais propre protège le dirigeant et l’entreprise. Nous le mettons en place dans le cadre de nos missions d’optimisation fiscale du dirigeant et de tenue de la comptabilité.