Il n’existe pas un montant, il en existe deux. C’est la première cause d’erreur sur ce sujet, et elle passe inaperçue parce que les deux chiffres se ressemblent. Ils proviennent pourtant de deux arrêtés royaux distincts, ils ne changent pas au même rythme, et le choix entre les deux vous engage pour une année entière. Avant de remplir une note de frais, il faut donc savoir lequel des deux votre entreprise applique.
Quel est le montant de l’indemnité kilométrique aujourd’hui ?
Le montant est fixé par référence à ce que l’État accorde à son propre personnel. L’administration fiscale considère que l’indemnité couvre les frais réels lorsqu’elle est calculée sur les kilomètres effectivement parcourus et qu’elle ne dépasse pas ce plafond. Deux systèmes d’indexation coexistent.
| Système | Montant | Période de validité | Base légale et circulaire |
|---|---|---|---|
| Indexation annuelle | 0,4761 €/km | Du 1er juillet 2026 au 30 juin 2027 | AR du 18 janvier 1965, circulaire n° 767 du 8 juin 2026 |
| Indexation trimestrielle | 0,4440 €/km | Du 1er juillet au 30 septembre 2026 | AR du 13 juillet 2017, circulaire n° 768 |
| Montant annuel précédent | 0,4449 €/km | Jusqu’au 30 juin 2026 | AR du 18 janvier 1965, circulaire n° 754 du 12 juin 2025 |
Une mise en garde qui vaut pour toute page consacrée à ce sujet, y compris celle-ci : le montant trimestriel expire le 30 septembre 2026 et le montant annuel le 30 juin 2027. Un chiffre lu sur internet sans sa date de validité ne vaut rien. Vérifiez toujours la circulaire en vigueur à la date du déplacement, pas à la date où vous établissez la note de frais.
Faut-il choisir le montant annuel ou le montant trimestriel ?
Le choix appartient à l’employeur, sauf lorsqu’une commission paritaire impose un système. Certains secteurs rendent d’ailleurs le remboursement des déplacements professionnels obligatoire, et fixent eux-mêmes la méthode : c’est la première chose à vérifier.
La règle qui piège le plus : celui qui opte pour le système annuel doit l’appliquer pendant toute la période, du 1er juillet au 30 juin. Impossible de basculer en cours de route vers le trimestriel parce qu’il est devenu plus favorable. Le changement ne peut intervenir qu’au 1er juillet suivant. En pratique, le montant annuel est le plus utilisé dans le secteur privé, parce qu’il tient un an et ne demande pas de surveiller quatre circulaires.
Domicile-travail ou déplacement professionnel ?
Les deux ne suivent pas le même régime, et le même kilomètre ne se traite pas de la même façon selon qui le parcourt et pourquoi.
| Trajet domicile vers lieu de travail | Déplacement professionnel | |
|---|---|---|
| Nature | Trajet habituel vers le lieu fixe de travail | Visite client, chantier, fournisseur, formation |
| Indemnité kilométrique forfaitaire | Ne s’applique pas : régime propre | S’applique pleinement |
| Forfait de déduction dans le chef du contribuable | 0,15 €/km | Frais réels ou indemnité forfaitaire |
| Qualification du remboursement | Intervention de l’employeur, exonérée dans certaines limites | Remboursement de frais propres à l’employeur |
Un commercial qui part de chez lui pour rejoindre un client ne fait pas un trajet domicile-travail : il fait un déplacement professionnel, dès le premier kilomètre. Un employé administratif qui rejoint le bureau, si. La question n’est pas d’où vous partez, mais où vous allez et pourquoi.
Quels frais le forfait couvre-t-il ?
Tous ceux qui découlent de l’usage du véhicule : carburant ou électricité, entretien, réparations, assurance, taxe de circulation, dépréciation. C’est précisément l’intérêt du forfait, puisqu’il dispense de justifier chaque dépense individuellement.
La conséquence est mécanique : vous ne pouvez pas cumuler l’indemnité kilométrique avec le remboursement séparé du carburant, de l’entretien ou de l’assurance. Ce serait rembourser deux fois la même chose, et un contrôle le voit immédiatement. En revanche, le parking et les péages exposés pendant le déplacement se remboursent en plus, sur justificatif : ils ne sont pas liés à l’usage du véhicule lui-même mais au trajet.
Un plafond existe : au-delà de 24 000 kilomètres professionnels par an, l’administration n’accepte plus le forfait sans discussion et attend la justification des frais réels. Ce seuil se surveille dès le milieu de l’année, parce qu’il ne se rattrape pas rétroactivement.
Exemple chiffré : 6 400 kilomètres professionnels sur l’année
Une gérante de SRL utilise sa voiture privée pour ses déplacements professionnels et parcourt 6 400 kilomètres entre le 1er juillet 2026 et le 30 juin 2027. Sa société applique le système annuel.
- Indemnité due : 6 400 km x 0,4761 € = 3 047,04 € sur l’année.
- Dans son chef : remboursement de frais propres à l’employeur, non imposable et exonéré de cotisations sociales, puisque le barème n’est pas dépassé.
- À titre de comparaison, le même kilométrage rémunéré au montant trimestriel du troisième trimestre 2026 donnerait 6 400 x 0,4440 € = 2 841,60 €, soit 205,44 € de moins. L’écart entre les deux systèmes n’est donc pas théorique.
- Si la société décidait de rembourser 0,60 € par kilomètre, l’indemnité atteindrait 3 840 €. La part excédentaire, soit 792,96 €, serait requalifiée en rémunération imposable et soumise aux cotisations sociales.
Rembourser moins que le forfait est toujours possible. Rembourser plus est possible aussi, mais l’excédent change de nature et coûte alors à la fois l’impôt et les cotisations. Le supplément imposable s’ajoute aux autres revenus et subit le taux marginal du barème, ce qui en fait un mode de rémunération particulièrement inefficace.
Quelle note de frais faut-il tenir ?
Sans relevé, l’indemnité n’est pas un remboursement de frais : c’est un supplément de rémunération non déclaré. Le relevé n’est pas une formalité administrative, c’est la seule preuve que le déplacement a eu lieu et qu’il était professionnel.
Chaque ligne reprend la date, la destination, le motif du déplacement, le nombre de kilomètres et le véhicule utilisé. Un relevé mensuel, daté et conservé avec les pièces comptables, suffit. Ce qui ne suffit pas : un total annuel reconstitué en décembre à partir du compteur, ou un forfait mensuel identique tous les mois, qui trahit l’absence de suivi réel.
Et la déductibilité du côté de la société ?
C’est le point le plus souvent mal expliqué, et il mérite d’être traité honnêtement. L’exonération dans le chef du bénéficiaire et la déductibilité dans le chef de la société sont deux questions distinctes : une indemnité parfaitement exonérée pour le gérant n’est pas pour autant déductible à 100 % pour la société.
Le mécanisme est celui de la déduction limitée des frais de voiture, dont la part non déductible est réintégrée en dépenses non admises. Le pourcentage applicable dépend du véhicule utilisé et de la date à laquelle il a été acquis ou commandé, et il est modifié par la réforme du verdissement de la mobilité, dont le calendrier reste en mouvement. Nous ne publions pas de pourcentage ici : il se détermine véhicule par véhicule et exercice par exercice, et un chiffre générique conduirait à une déclaration inexacte. C’est une vérification à faire au moment de clôturer, pas une règle à retenir.
Deux repères stables, en revanche : les frais de train et de transports en commun restent déductibles intégralement, et les véhicules utilitaires suivent des règles distinctes de celles des voitures. Lorsque le kilométrage professionnel devient important, l’arbitrage entre voiture privée indemnisée et véhicule de société se pose sérieusement, avec un avantage de toute nature à la clé : c’est l’un des calculs à refaire lors d’un passage en société.
Quelles erreurs reviennent le plus souvent ?
- Appliquer le montant de l’an dernier. Le barème annuel change au 1er juillet, le trimestriel quatre fois par an. Un montant correct en juin devient faux en juillet.
- Confondre les deux systèmes. Utiliser le montant trimestriel alors que l’entreprise a opté pour l’annuel, ou l’inverse, produit un écart sur chaque ligne de chaque note de frais.
- Traiter le trajet domicile-travail comme un déplacement professionnel. Les deux régimes sont différents, et le forfait de déduction du premier est de 0,15 € par kilomètre.
- Cumuler le forfait et les factures de carburant. Le forfait couvre déjà le carburant : le cumul est un double remboursement.
- Reconstituer le kilométrage en fin d’année. Le relevé se tient au fil des déplacements, sinon il ne prouve rien.
- Reprendre un barème français. Le barème kilométrique français ne s’applique pas en Belgique, et il figure en bonne place dans les résultats de recherche francophones.
Sécuriser le traitement des déplacements
Deux réflexes évitent l’essentiel des redressements sur ce poste : figer le système d’indexation retenu pour l’année entière, et imposer un format de note de frais unique à toutes les personnes concernées. Le reste, la vérification du barème en vigueur et le traitement comptable de la part non déductible, se fait au moment de la clôture.
Pour aller plus loin : notre service de tenue de la comptabilité et notre accompagnement en optimisation fiscale pour indépendants.
